Henkilötietojen käsittelyohje

1. TIETOJEN KÄSITTELIJÄ JA REKISTERINPITÄJÄ
Toimittaja /” Tietojen käsittelijä”
Avisor Accounting Oy
Tässä käsittelyohjeessa mainittu Toimittaja on sopimusosapuoli.

Asiakas / ”Rekisterinpitäjä”
Tässä selosteessa mainittu Asiakas on sopimusosapuoli, joka on solminut Toimittajan kanssa sopimuksen Avisor-palvelun käyttämisestä sekä niihin liittyvästä ylläpidosta. Asiakas toimii omien henkilötietojensa osalta (”Asiakkaan henkilötiedot”) rekisterinpitäjänä.

2. YHTEYSHENKILÖ HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
Tätä henkilörekisteriä koskevissa asioissa ensisijainen kontakti on Asiakkaan tietosuojavastaava ja/tai tietosuojasta vastaava henkilö. Asiakas informoi tietosuojakäytännöistään omaa henkilökuntaansa ja omia asiakkaitaan omien käytäntöjensä mukaisesti.

3. PALVELUN KÄYTTÖTARKOITUS JA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN PERUSTE
Toimittaja ei käsittele Asiakkaan tietoja missään muussa tarkoituksessa kuin mitä sopimuksissa on sovittu ja vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen asiakassopimuksen täyttämiseksi.

4. PALVELUSSA KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT
Avisor-palvelussa henkilötiedoista käsitellään ja kirjataan järjestelmiin vain Asiakkaan palveluun lähettämien tai palvelusta vastaanotettuja tietoja.

Tyypilliset henkilötiedot (nimi, puhelinnumero, osoitetiedot)
Avisor-palvelussa käytetään tyypillisesti henkilötietoja vain rajoitetusti, koska sanomanvälityksessä käytössä ei ole tarvetta käsitellä henkilötietoja laajemmalti. Tyypillisiä henkilötietoja ovat nimi- ja osoitetiedot sekä mahdollisesti sähköpostiosoite, puhelinnumero ja pankkiyhteystieto. Toimittajan tukipalveluhenkilöstö käsittelee Asiakkaan tietoja vain virhetilanteiden selvittämisen yhteydessä. Yleisesti pääsy Asiakkaan tietoihin rajataan vain niille henkilöille, joiden työtehtäviin edellä mainittu selvittäminen kuuluu. Kaikilla Asiakkaan tietoja käsittelevillä henkilöillä on
voimassaolevat salassapitosopimukset.

Säilytysaika
Avisor-palvelussa tiedot säilytetään järjestelmässä vähintään sopimussuhteen ajan. Mikäli tietoja halutaan poistaa asiakassuhteen aikana, Asiakas Rekisterinpitäjänä itse vastaa näiden tietojen poistamisesta säädösten edellyttämällä tavalla.

5. HENKILÖTIETOJEN LUOVUTTAMINEN
Henkilötietoja ei luovuteta Toimittajan toimesta edelleen tai käytetä muuhun tarkoitukseen kuin mitä tässä dokumentissa ja Asiakkaan sopimuksissa on määritelty.

6. HENKILÖTIETOJEN KÄYTTÖ JA SUOJAAMISEN YLEISET PERIAATTEET
Asiakkaan henkilötietoja käsittelee Toimittajan henkilökunta, joka vastaa Asiakkaan sopimusten täyttämisestä sekä toimittajan alihankkijat, joilla on voimassa olevat salassapitosopimukset. Kaikkiin Asiakasta koskeviin tietoihin on pääsy vain niihin oikeutetun henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

7. REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Voimassaolevan tietosuojalainsäädännön mukaan Asiakkaan henkilötiedot muodostavat henkilötietokannan, johon rekisteröidyillä henkilöillä on tietojaan koskevia säädettyjä ja lakiin kirjattuja oikeuksia.

Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus), vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista
Asiakkaan aineistolla olevan henkilön, jonka henkilötietoja Avisor-palvelussa on käsitelty, tulee ottaa yhteyttä Asiakkaan tietosuojavastaavaan tai tietosuojasta vastaavaan henkilöön halutessaan käyttää laillisia oikeuksiaan. Toimittaja ei suoraan vastaa Asiakkaan aineistolla olevien henkilötietojen omistajilta vastaanotettuihin tiedusteluihin tai pyyntöihin, jotka koskevat otsikossa mainittuja oikeuksia, koska kaikki Avisor-palveluun talletetut henkilötiedot perustuvat joko Asiakkaan Toimittajalle toimittamiin palvelupyyntöihin ja Asiakkaan ylläpitämiin tietoihin.

8. YHTEYDENOTOT
Kaikissa tätä selostetta koskevissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä epäselvissä kysymyksissä Asiakkaan tulee olla yhteydessä Toimittajan tietosuojasta vastaavaan tahoon.
Toimittaja voi tarvittaessa pyytää Asiakasta antamaan lisätietoja tai täsmentämään pyyntöään kirjallisesti.